Wenn Forschung auf Zoll trifft

Mit dem Versandzentrum Internationale Sendungen rechtssicher abwickeln

Sie möchten eine biologische Probe zu Ihrem Forschungspartner nach Brasilien verschicken und wissen nicht, welche Zollbestimmungen zu beachten sind? Oder möchten Sie ein wichtiges Bauteil Ihres hochmodernen Messgeräts zur Reparatur nach Japan versenden und wissen nicht, was bei einer temporären Ausfuhr zu beachten ist? Und wie versenden Sie Gefahrgüter wie Chemikalien zur Analyse an ein kooperierendes Prüflabor in Neuseeland rechtskonform? 

 

Doreen Küster (li.) und Cornelia Ribbentrop (re.) vom Versandzentrum (Foto: Jana Dünnhaupt)

 

In Forschung und Wissenschaft ist der Versand von Materialien, Geräten oder Proben an komplexe gesetzliche Rahmenbedingungen geknüpft, weiß die Exportkontrollbeauftragte der Uni, Katrin Bombitzki. Egal, ob die Sendung in Länder der EU oder Drittstaaten geht, der internationale Paketversand ist mit zahlreichen Vorschriften verbunden - von Zollbestimmungen über länderspezifische Regularien bis hin zu exportkontrollrechtlichen Anforderungen. Über die nötige Expertise gefährliche Güter, empfindliche Proben oder technische Prototypen rechtskonform, effizient und zuverlässig zu versenden verfügen an der OVGU die Kolleginnen vom Versandzentrum - Sie kennen es vielleicht besser als Poststelle. Mit Jahresbeginn trat nun die Namensänderung in Kraft.

 

Warum der Namenswechsel?

„In den vergangenen Jahren hat sich das Versandaufkommen sehr verändert“, erläutert die Leiterin des Versandzentrums, Cornelia Ribbentrop. „Während die klassische Briefpost zunehmend an Bedeutung verliert, bleibt die Zahl der Paketsendungen seit Jahren konstant, ja stieg sogar an.“ 2025 kamen 15.000 Paketsendungen zum Teil als Import an, mehr als 100 Pakete wurden als Exporte in Drittländer verschickt. Sowohl Import als auch Export bedeuten in jedem Fall ein Zollverfahren, mit vielen Unterlagen, Angaben und der entsprechenden Dokumentation. „Diese Entwicklung nahmen wir zum Anlass, unsere Poststelle neu auszurichten und künftig als Versandzentrum zu betreiben. Post assoziierte zu lange Briefpost. Versand steht für die Aufgaben, die künftig im Mittelpunkt stehen. Das Versandzentrum wird eine zentrale Rolle im Bereich der güterbezogenen Exportkontrolle spielen“, ergänzt Katrin Bombitzki. „Das ist eine große Serviceleistung, die die Mitarbeiterinnen des Versandzentrums da erbringen – vom Zusammentragen der notwendigen Angaben über die sachgerechte Verpackung bis hin zur Abwicklung des Zollverfahrens. Alles kann zentral über das Versandzentrum abgewickelt werden, auch für die Mitarbeitenden und Froschenden der Medizinischen Fakultät.“ 

 

Exportkontrollbeauftragte Katrin Bombitzki (Foto: Jana Dünnhaupt)

 

Anlaufstelle für den Versand ins Ausland

Das Versandzentrum soll künftig die eine Anlaufstelle für den Versand ins Ausland sein. Die Mitarbeiterinnen verfügen über das notwendige Fachwissen und kennen die geeigneten Prozesse, um auch anspruchsvolle Versandanforderungen sicher abzuwickeln. Die Ausfuhr- und Zollbestimmungen sind so vielfältig wie die Länder es sind und ändern sich ständig. Cornelia Ribbentrop recherchiert die geltenden Ein- und Ausfuhrbestimmungen und welche Angaben und Unterlagen für einen reibungslosen Versand benötigt werden. Auch die Sendungen sind so vielfältig wie unsere Uni es ist, nichts ist standardisiert – von den Maßen bis zum Gewicht des Pakets, vom Ausfuhrgrund bis zum Zeitfenster, in dem die Sendung beim Empfänger ankommen muss - jede ein Einzelfall. „Da ist die Kommunikation mit den Absendern oft recht aufwendig, denn wie ist beispielsweise der Waren- und Versicherungswert von Bakterien oder Pilzkulturen zu ermitteln? Und welche Chemikalien dürfen in einem Paket verschickt werden und für welche müssen separate Pakete gepackt werden? Dann lese ich mich durchaus mal durch 14-seitige Sicherheitsdatenblätter. Das dauert natürlich. Manchmal würde ich ja gern hexen,“ wünscht sich Cornelia Ribbentrop, „aber das funktioniert leider nicht. Deshalb ist es wichtig, sich rechtzeitig vor dem Versand an uns zu wenden. Am besten mindestens 14 Tage vorher anfragen, dann können wir alles Nötige besprechen und die Zeitschiene festlegen. Um den Prozess zu beschleunigen, habe ich eine Art Checkliste für zwingend benötigte Angaben zusammengestellt. Wird sie ausführlich ausgefüllt, ist schon einmal ein ganz wichtiger Schritt getan.“ Dann können die Mitarbeiterinnen des Versandzentrums sicherstellen, dass alle verlässlich unterstützt werden beim Versand von Sendungen ins europäische und internationale Ausland – von der Vorbereitung bis hin zur sicheren Übergabe der Sendung an den Transportdienstleister. 

AUTORIN: Ines Perl