Projekte besser im Griff mit OpenProject
Projektmanagement kann vieles bedeuten: To-do-Listen, Zeitpläne, Dateien, Gantt-Diagramme – oder einfach den Wunsch, dass endlich alle Beteiligten an einem Ort gemeinsam arbeiten können. Mit OpenProject stellt das URZ ab Juni 2025 allen Mitarbeitenden, die Bedarf haben, ein neues Werkzeug bereit, das genau das ermöglicht: transparent, kollaborativ und datenschutzkonform auf eigenen Servern betrieben.
Zwischen Tabellen, Tools und Teams
Viele Teams organisieren ihre Projekte bereits mit ganz unterschiedlichen Werkzeugen: von Excel-Listen über E-Mail-Verläufe bis hin zu spezialisierten Tools wie Asana oder Fracto. Manche nutzen in Eigenregie und in einem bestimmten Bereich auch schon OpenProject. Doch nicht selten fehlt der Überblick, Absprachen laufen parallel über verschiedene Kanäle, Dateien liegen verteilt an mehreren Orten, und wer neu ins Projekt kommt, muss sich erst in das genutzte System einarbeiten – sofern es überhaupt eins gibt.
Projektmanagement ist kein neues Thema an der Universität – wohl aber die Idee, es auf einer gemeinsamen Plattform für alle zu ermöglichen. Mit OpenProject entsteht nun erstmals eine gemeinsame Plattform für alle, die Projekte digital organisieren wollen – unabhängig vom Thema, Bereich oder Arbeitsstil. Der Vorteil liegt auf der Hand: Wenn Menschen team- oder projektübergreifend zusammenarbeiten, müssen sie sich nicht jedes Mal auf ein neues System einstellen. Wer OpenProject kennt, kann sich schnell in neuen Projekten zurechtfinden – und alle Beteiligten sprechen im übertragenen Sinne die gleiche „Werkzeugsprache“. Das Ziel ist ein zentrales System, das allen offensteht – ohne Datensilos, ohne Lizenzwirrwarr und ohne das ungute Gefühl, sensible Projektinformationen über externe Cloudanbieter zu teilen. Die Universität stellt dabei die Enterprise-Version von OpenProject bereit – mit vollem Funktionsumfang: Erweiterte Gantt-Diagramme, agile Boards (Scrum und Kanban), Zeiterfassung, Kostenverfolgung, Projektvorlagen, individuelle Rollenmodelle und vieles mehr.
Ein Werkzeugkasten für viele Szenarien
OpenProject ist kein starres System, sondern ein flexibel konfigurierbarer Werkzeugkasten, der sich an unterschiedliche Arbeitsweisen anpassen lässt. Die Einsatzszenarien an der Universität sind vielfältig: Bauprojekte, Forschungskooperationen, Verwaltungsprozesse, IT-Entwicklungsteams – jeder Bereich arbeitet anders, doch der Wunsch nach Struktur, Übersicht und gemeinsamer Dokumentation ist oft der gleiche. Jedes Projekt kann mit anpassbaren Modulen für Aufgabenverteilung, Zeitplanung, Gantt-Diagramme, Rollenmodelle oder Dateiverwaltung individuell aufgebaut werden.
Ein weiterer Vorteil ist, dass OpenProject Transparenz fördert. Projekte sind klar strukturiert, Aufgaben nachvollziehbar verteilt und Zeitpläne sichtbar – nicht nur für das eigene Team, sondern auch für Beteiligte aus anderen Bereichen. Das erleichtert Abstimmungen, reduziert Rückfragen und stärkt die Zusammenarbeit. Und dank der Anbindung an die OVGU-Cloud müssen Dateien nicht doppelt gepflegt werden – die Projektarbeit bleibt übersichtlich und zentral organisiert.
Datenschutz? Unter eigener Kontrolle.
OpenProject läuft vollständig auf den Servern der Universität. Das sogenannte „On-Premise“-Modell bedeutet: Keine externen Cloudanbieter, keine Datenübertragung ins Ausland, keine Abhängigkeiten. Gerade bei sensiblen Informationen ein wichtiger Punkt – nicht nur für Forschung und Verwaltung, sondern überall dort, wo Vertraulichkeit und Kontrolle gefragt sind.
Das URZ stellt ab Juni 2025 die technische Infrastruktur bereit, kümmert sich um Betrieb, Updates und die Anbindung an bestehende Systeme wie die Nextcloud. Auch die offizielle Dokumentation von OpenProject wird zugänglich sein – die inhaltliche Gestaltung und Organisation der Projekte liegt aber ganz bewusst bei den Nutzer*innen selbst.
OpenProject steht allen Mitarbeitenden offen. Projekte können eigenständig angelegt werden – ganz ohne vorherige Freigabe. Für jedes Projekt empfiehlt das URZ, eine eigene Benutzergruppe anzulegen. Die Erstellung dieser Gruppen kann von den DV-Beauftragten der jeweiligen Struktureinheit übernommen werden. Wenn externe Personen in ein Projekt eingebunden werden sollen, ist auch das möglich: Dafür kann – wie bei anderen zentralen Diensten – ein regulärer OVGU-Account über das URZ beantragt werden.
OpenProject stellt die Werkzeuge bereit, doch Projektmanagement ist mehr als nur gute Software. Wer hier Unterstützung sucht, findet im zentralen Weiterbildungsangebot der Universität passende Formate und Schulungen rund um Projektarbeit, Planung und Organisation. Denn: Ein gutes Werkzeug entfaltet seinen Nutzen erst dann voll, wenn man es auch richtig einzusetzen weiß.
(Transparenzhinweis: Dieser Text wurde mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz erstellt und von der Redaktion bearbeitet und geprüft.)