… denn Wissen wächst, wenn man es teilt
Die neuen Wege der internen Zusammenarbeit innerhalb der Universitätsbibliothek, die seit nunmehr einem Jahr als monatliches Wissensmanagement-Format die 55 Mitarbeitenden aus vier Abteilungen regelmäßig und strukturiert vernetzen, zeigen, dass ein Haus viele Expert*innen bereithält, die durch Teilen ihrer Erfahrung die Zukunft gestalten. Ziel ist es, vorhandenes Wissen nicht nur zu sichern, sondern es systematisch zu teilen und zu potenzieren. Bereichsübergreifende Prozesse werden so transparenter und das Lernen voneinander bietet gleich mehrere Vorteile: denn Wissenszeit ist zugleich auch Teamzeit.
Bei den sogenannten „Sprechstunden“ werden unter anderem aktuelle Projekte vorgestellt, Herausforderungen thematisiert und Lösungsansätze skizziert, während es dabei keineswegs um eine Berichterstattung geht, sondern vor allem um Austausch: Welche Erfahrungen wurden gemacht? Welche Werkzeuge haben sich bewährt? Was sind aktuelle Trends? Wo gibt es Schnittstellen zu anderen Bereichen? Durch diese offenen Einblicke entsteht so auch ein besseres Verständnis für die jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
So ging es in den letzten Terminen beispielsweise um Themen wie dem Change im Service, Relevantes im Forschungsdatenmanagement, Mentale Gesundheit oder auch einem Reisebericht der Auszubildenden von ihrem Einsatz in einer Bibliothek auf Malta.
Natalia Waal, die selbst eine Sprechstunde zum Thema „KI in der Literaturrecherche“ durchgeführt hat, weiß genau, wieso sie ihr Wissen hierzu teilen möchte: „Ich habe dieses Thema gewählt, weil es zunehmend wichtig ist, zu verstehen, wie Forschende und Studierende heutzutage Literaturrecherche betreiben. Die Unterstützung durch KI bietet dabei viele Vorteile, wie beispielsweise eine schnelle Ergebnissuche. Gleichzeitig besteht die Gefahr, dass nur oberflächlich recherchiert oder die eigene Reflexionsfähigkeit reduziert wird. Das sollte allen Beteiligten bewusst sein. Um als Mitarbeitende sinnvoll auf diese Entwicklungen reagieren zu können, ist es daher wichtig, sich auch in diesem Feld kontinuierlich weiterzubilden. Die Sprechstunde ist hierfür ein tolles Format, das im Sinne des „lebenslangen Lernens“ den Arbeitsalltag bereichert. Als Teilnehmende erhält man Einblicke in die Themen, mit denen sich Kolleg*innen beschäftigen, was im Alltagsgeschäft und in einem großen Haus leicht untergeht. Für mich als Leitende bietet das Format zudem die Gelegenheit, meine Arbeit vorzustellen, Feedback zu erhalten und über Themen zu sprechen, die außerhalb der täglichen Routine liegen. So entsteht ein wertvoller Austausch, der sowohl die persönliche als auch die fachliche Entwicklung unterstützt.“
Erkenntnis war sehr hilfreich
UB-Mitarbeiterin Verena Mies hat den Termin ihrer Kollegin dankend wahrgenommen und berichtet: „Ich hatte bis zur Sprechstunde keine Erfahrung mit KI-Tools, sei es ChatGPT oder spezielle KI’s zur Literaturrecherche, daher war es für mich umso interessanter einen Einblick zu erhalten. Ich fand den Vortrag und auch die praktische Mitarbeit sehr gelungen. Durch das Ausprobieren der KI-Tools musste ich aber feststellen, dass diese noch nicht vollständig ausgereift sind und ein kritisches Hinterfragen bestehen bleiben muss. Für die tägliche Arbeit in unserem Bereich Abonnements sind KI-Tools eine gute Unterstützung, aber kein Arbeitsersatz. Die KI kann uns z. B. bei der Recherche zu fehlenden bibliographischen Daten bestimmter Open Access-Artikel helfen, aber eben nur minimal und nicht in voller Gänze. Dafür gibt es seit Jahren etablierte Fach-Plattformen, die durch ihre wissenschaftliche Expertise herausstechen und für uns eine höhere Qualität aufweisen. Diese Erkenntnis war für meinen Arbeitsbereich sehr hilfreich.“
"Das Format der Sprechstunden ist ideal"
Auch Jakob Reuter, der in einer anderen Abteilung der UB tätig ist, reflektiert den Termin: „Ich bin an dem Tag zur Sprechstunde gekommen, weil mich das Thema KI interessiert. Vor allem ist es aber auch wichtig, zu erfahren, wie die Studierenden recherchieren und welche Tools sie dafür benötigen, um so auch im Service auskunfts- und beratungsfähig bleiben zu können. Ich habe mitgenommen, dass es viele verschiedene KI-Tools gibt, die bei den einzelnen Schritten einer Literaturrecherche unterstützen können. Dabei ist bedeutsam auf die Qualität des Tools zu achten und es nur für seinen vorgesehenen Zweck zu verwenden. Auch eine wachsame Überprüfung aller KI-generierten Inhalte darf natürlich nicht fehlen. Das Format der Sprechstunden ist ideal, weil es eine gute Möglichkeit bietet, sich schnell und einfach zu verschiedenen Themen zu informieren. Meistens informieren Mitarbeitende mehr oder weniger über ihren eigenen Arbeitsalltag, was zugleich das Team stärkt, weil man tiefere Einblicke in die Beweg- und Hintergründe der Kolleg*innen erhält und sich so verbundener fühlt.“
Wissensmanagement ist damit weit mehr als Informationsaustausch. Es sichert Qualität, steigert Effizienz und fördert Innovation. Für Teams bedeutet es Entwicklungsmöglichkeiten, Orientierung und Vertrauen. Für Organisationen ist es ein entscheidender Faktor, um langfristig leistungsfähig, anpassungsfähig und zukunftssicher zu bleiben.
TEXT: Carina Kröber